Privacy Protocol van BC Bergen
1. Inleiding
Badmintonclub Bergen (verder: BCB) hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit document wil BCB heldere en transparante informatie geven over hoe zij omgaat met persoonsgegevens. BCB doet er alles aan om de privacy van haar leden en van derden te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met alle persoonsgegevens. Binnen BCB is een overzicht van alle persoonsgegevens op één plaats verzameld. BCB houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Dit brengt met zich mee dat BCB:
* Persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven dit document;
* Verwerking van persoonsgegevens beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verstrekt;
* Vraagt om uitdrukkelijke toestemming als zij deze nodig heeft voor de verwerking van persoonsgegevens;
* Passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is;
* Geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen;
* Op de hoogte is van de rechten omtrent persoonsgegevens en deze respecteert.
BCB is verantwoordelijk voor de verwerking van alle aan haar verstrekte persoonsgegevens. Indien iemand na het doornemen van dit Privacy Protocol, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact wenst op te nemen kan dit via het mailadres of telefoonnummer van de voorzitter of één der bestuursleden. Mailadres voorzitter: bestuur@bcbergen.nl.
2. Verwerking persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden door BCB verwerkt ten behoeve van aangelegenheden, zoals het:
• Uitoefenen van de doelstellingen van BCB;
• Opnemen van contact met leden;
• Bijhouden van de ledenadministratie;
• Innen van contributies/of andere financiële verplichtingen;
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• Versturen van correspondentie.
Voor de bovenstaande doelstellingen kan BCB de volgende persoonsgegevens
van haar leden of derden vragen
• Titel, achternaam, initialen en eventueel tussenvoegsel;
• Adres;
• E-mailadres;
Als extra kunnen de volgende persoonsgegevens worden verstrekt/gevraagd
• Voornaam;
• Telefoonnummer(s).
3. Derden
In beginsel verzorgt BCB intern alle noodzakelijke administraties. De persoonsgegevens die men vrijwillig aan BCB geeft worden nooit aan andere externe partijen, zijnde niet leden, verstrekt, tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is. Wel kan BCB persoonsgegevens delen met derden indien hier schriftelijk toestemming voor is gegeven door de betreffende persoon. BCB verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU, ook zal zij persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, zonder voorafgaande toestemming.
4. Bewaartermijn
BCB bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
5. Beveiliging
BCB heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Dit zijn maatregelen zoals:
• Het bestuur is binnen BCB verantwoordelijk voor het beheer en bescherming van persoonsgegevens. Het bestuur heeft het overzicht waar de bestanden met persoonsgegevens worden bewaard en beheerd. Het bestuur kan deze taak delegeren aan een vrijwilliger die dan functionaris is van gegevensbescherming (FG);
• Datalekken worden zo snel mogelijk gemeld door de vrijwilliger FG aan het bestuur;
• Ieder bestuurslid heeft toegangsrechten tot alle persoonsgegevens van de leden van de vereniging;
• Alle personen die binnen de vereniging van persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• Hanteren van een gebruikersnaam en wachtwoordbeveiliging op alle relevante computers die in gebruik zijn ten behoeve van BCB;
• Het zorgen voor encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Maken van back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Regelmatig testen en evalueren van alle beschermingsmaatregelen;
• Het gehele bestuur en alle leden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
6. Rechten
Ieder lid heeft recht op inzage , rectificatie of verwijdering van de eigen persoonsgegevens, die in het bezit zijn van BCB. Tevens kan men bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens (of een deel hiervan) door BCB. Ook heeft men het recht om de verstrekte persoonsgegevens door BCB te laten overdragen aan zichzelf of in opdracht direct aan een andere partij.
7. Klachten
Mocht iemand een klacht hebben over de verwerking van zijn persoonsgegevens dan vraagt BCB hierover direct contact met haar op te nemen. Indien er niet onderling kan worden uitgekomen, dan is dit natuurlijk erg vervelend. Men heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van persoonsgegevens.
Vastgesteld door het bestuur van BCB op maandag 3 september 2018
Wouter Hitman, voorzitter